KGV Freundschaft e.V. – Frankfurt/Main

KGV Freundschaft e.V.: Geschäftsordnung

I. Rechtsform und Zweck

§1
(1)Zur Festlegung des Aufgabenbereiches der einzelnen Vorstandsmitglieder, zur Schaffung verbindlicher Richtlinien für die Geschäftsführung, sowie zum Zwecke der Regelung des Versammlungs- und Abstimmungsverlaufes anlässlich der ordentlichen und außerordentlichen Hauptversammlung, gibt sich der Kleingartenverein Freundschaft e.V.
diese Geschäftsordnung.

§2
(1)Diese Geschäftsordnung ist ebenso wie die separate Gartenordnung nicht Bestandteil der Vereinssatzung, sondern ergänzt diese.
(2)Diese Geschäftsordnung wurde auf der Jahreshauptversammlung am 05.03.2006 mit 14 Zustimmungen keiner Ablehnungen angenommen und tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft.

II. Aufgabenbereich der Vorstandsmitglieder

§3
(1)Der Vorsitzende repräsentiert den Verein und leitet die Versammlung und Vorstandssitzungen im Rahmen der üblichen Gepflogenheiten sowie der ihm von der Hauptversammlung gegebenen Richtlinien.
(2)Ihm obliegt die Anberaumung und Einberufung aller Mitgliederversammlungen und Vorstandsitzungen. Die Überwachung der Durchführung und Einhaltung von Beschlüssen und Verordnungen und die Verhaltungsführung bei allen den Verein betreffenden Rechtsgeschäften.
(3)Er hat außerdem auf eine ordnungsgemäße und für den Verein nutzbringende Geschäfts- und Kassenführung zu achten und jegliche Unregelmäßigkeiten innerhalb des Gesamtvorstandes zu unterbinden.
(4) In eigener Verantwortung unterstehen ihm die Planung, Organisation und Durchführung der innerhalb der Vereinsanlage anfallenden Gemeinschaftsarbeiten und die Einberufung der Vereinsmitglieder zu den gemäß der Vereinssatzung abzuleistenden Pflichtarbeitsstunden.
(5)Der Schriftführer vertritt den Vorsitzenden, falls dieser an der Ausübung seines Amtes verhindert ist.

§4
(1)Dem Schriftführer obliegt die laufenden Verwaltungsarbeiten, insbesondere der gesamte interne und externe Schriftverkehr, soweit dieser nicht vom Vorsitzenden oder vom Kassierer getätigt wird.
(2)Für den vereinsinternen Briefwechsel ist der Schriftführer allein unterschriftsberechtigt, im externen Schriftverkehr sind alle Schriftstücke im Originalen vom Vereinsvorsitzenden gegenzuzeichnen.
(3)Sämtliche Korrespondenzunterlagen sind für eine angemessene Frist, mindestens aber für die Dauer von 5 Jahren aufzubewahren.
(4)Der Schriftführer ist Protokollführer des Vereins und verantwortlich für die zur Bearbeitung der Hauptversammlungsbeschlüsse erforderlichen Niederschriften.
(5)Er hat über jede Hauptversammlung und jede Vorstandssitzung ein ausführliches Protokoll anzufertigen. Dieses muss enthalten:
a) Ort und Zeitpunkt der betreffenden Versammlung,
b) die Namen des Versammlungsleiters und des Protokollführers,
c) die Tagesordnung sowie den Vermerk, dass diese in der Einberufung bekanntgegeben war,
d) die Anzahl der erschienenen Mitglieder,
e) die Festsstellung der Beschlussfähigkeit und
f) den Versammlungsverlauf unter besonderer Berücksichtigung gefasster Beschlüsse und vorgenommenen Wahlen. Bei Abstimmungen sind die Abstimmungsergebnisse nach Anzahl der abgegebenen Stimmen anzugeben.
(6)Alle Protokolle müssen vom Protokollführer unterschrieben und im Original vom Versammlungsleiter gegengezeichnet sein. Sie sind der nächsten Hauptversammlung bzw. Vorstandssitzung zur Genehmigung vorzulegen.

§5
(1)Der Kassierer erledigt sämtliche Kassengeschäfte, verwaltet die Vereinskasse und führt ordnungsmäßig Buch über alle Einnahmen und Ausgaben.
(2)Er ist gleichzeitig Vertreter des Schriftführers.
(3)Er ist berechtigt, alle Zahlungen für den Verein gegen seine alleinige Quittung in
Empfang zu nehmen, darf aber Auszahlungen und Anweisungen nur auf Anordnung des Vorsitzenden oder dessen Vertreter tätigen.
(4)Sämtliche Ausgabebelege sind vom Vorsitzenden oder dessen Vertreter mit einem Genehmigungsvermerk bzw. deren Handzeichen zu versehen.
(5)Alle Belegunterlagen sind auf die Dauer von mindestens 5 Jahre bei der Kassenstelle aufzubewahren und können danach vernichtet werden. Die Kassenbücher dürfen nicht vernichtet werden, sondern müssen ständig greifbar bleiben.
(6)Zum Ende eines jeden Geschäftsjahres, bzw. per 31. Dezember eines Kalenderjahres, hat der Kassierer einen Kassenabschluss zu erstellen, der als Kassenbericht der Jahreshauptversammlung vorzulegen ist.
(7)Der Kassenbericht ist vor jeder Jahreshauptversammlung den Kassenprüfern zur Revision vorzulegen.
(8)Dem Kassierer obliegt die gewissenhafte Ablesung der Stromzählerstände in den an das vereinseigenen Stromnetz angeschlossen Gärten, sowie die Rechnungsstellung der anfallenden Gebühren für den Stromverbrauch der Mitglieder.
(9)Er hat für jeden Stromteilnehmer eine Datei zu führen, aus welchen die Personalien des betreffenden Mitgliedes ersichtlich sind und die abgelesenen Zählerstände, der Stromverbrauch und die entrichteten Gebühren eingetragen werden.

§6
(1)Der Fachberater übt eine beratende und vermittelnde Tätigkeit aus. Er wird dem Pflanzenschutzamt als verantwortlicher Referent gemeldet und gibt die ihm zuteil werdenden Informationen an die Vereinsmitglieder weiter.
(2)Er ist verpflichtet, sich über die Möglichkeiten und den neuesten Stand der Ungeziefer- und Schädlingsbekämpfung zu informieren, um die Vereinsmitglieder sachgemäß beraten zu können.
(3)Ihm obliegt die Überwachung der vereinsinternen Spritzungen.
(4)Der Fachberater ist auch als Wertermittler einzusetzen, da er über die Anwendung der Wertermittlungsrichtlinien des L.V.Hessen ausgebildet wurde und wird.

§7
(1)Die Wertermittler werden tätig, wenn der Sachwert von Einzelgärten zwecks Neuvergabe ermittelt und die Höhe der gemäß §13 der Vereinssatzung vom Neupächter zu zahlenden Entschädigungssumme festgesetzt werden muss.
(2)Hinsichtlich der ihnen zufallenden verantwortungsvollen Aufgaben sind für dieses Amt nur erfahrene Gartenfreunde zu berufen, die in der Lage sind, objektiv und ohne Vorbehalt zu urteilen.
(3)Die Festsetzung der Entschädigungssumme hat unter Zugrundlegung der Wertermittlungsrichtlinien der L.V.Hessen der Kleingärtner e.V. und nicht unter kommerziellen Gesichtspunkten zu erfolgen.

§8
(1)Der Versicherungsbeauftragte erhält die von den Mitgliedern ausgefüllten Schadensformulare. Er überprüft diese auf korrekte und vollständige Angaben und füllt die durch den Verein notwendigen Rubriken aus.

§9
(1)Es wird den Vorstandsmitgliedern freigestellt, anfallende Aufgaben zur Erledigung unter sich zu verteilen und sich gegenseitig Vollmachten zu geben. In solchen Fällen verbleibt jedoch die Verantwortung bei dem gemäß dieser Geschäftsordnung zuständigen Vorstandsmitglied.

§10
(1)Fällt ein Vorstandsmitglied durch Krankheit oder Abwesenheit für einen längeren Zeitraum aus, so vertreten sich die Vorstandsmitglieder gegenseitig.
(2)Scheidet im Laufe eines Geschäftsjahres ein Vorstandsmitglied auf Dauer aus dem Vorstand, so setzt der geschäftsführende Vorstand kommissarisch einen Vertreter ein, der bis zur Neuwahl die Geschäfte des Ausgeschiedenen zu führen hat. Scheidet der Vorsitzende aus, so führt der Schriftführer die Geschäfte bis zur Neuwahl weiter.

III. Kassenführung und Finanzwesen

§11
(1)Der Kassierer hat auf Namen des Vereines eine Barkasse und ein Girokonto zu führen, aus denen die laufenden Ausgaben zu bestreiten sind. Barkasse und Girokonto sollen in der Regel möglichst nicht mehr als 2500,- € ausweisen. Darüber hinausgehende Beträge sind alsbald auf ein Sparkonto gewinnbringend anzulegen.
(2)Für die Vereinskonten sind unterschriftsberechtigt:
a) GIROKONTO
Der Kassierer gemeinsam mit dem Vorsitzenden oder dessen Vertreter.
b) SPARKONTO
Der Vorsitzende oder dessen Vertreter.
Diese Regelung ist bei der Anlage der Konten zu berücksichtigen und in den zu hinterlegenden Unterschriftsprobenblättern festzulegen.

§12
(1)Der geschäftsführende Vorstand hat das Recht, über Ausgaben in Höhe von 1000.-€ innerhalb eines Geschäftsjahres ohne Genehmigung der Hauptversammlung zu verfügen.
(2)Alle Ausgaben, die 1000.-€ innerhalb eines Geschäftsjahres übersteigen, bedürfen der Zustimmung der Hauptversammlung, wobei die Abführung der Pachtbeträge an den Grundstückseigentümer, sowie die Anweisung des Verbands- und Versicherungsbeitrages außerhalb dieser Vorschriften steht.
(3)Die Ausgaben bei Gefahr im Verzug und Verwaltungskosten sind Vorstandsbeschluss und von der Regel ausgeschlossen.

IV. Pacht und Beitragszahlung

§13
(1)Die Höhe des von den aktiven Mitgliedern für die ihnen zu kleingärtnerischer Nutzung überlassenen Einzelgärten an den Verein zu entrichtenden Pachtanteiles ist abhängig von der Größe der Parzelle und richtet sich nach den seitens des Vereins im Rahmen des Generalpachtvertrages an die Grundstückseigentümer zu zahlenden Pachtbeträgen. Diese werden anteilmäßig auf die bewirtschafteten Einzelgärten umgelegt.

§14
(1)Die von allen Vereinsmitgliedern satzungsgemäß an den Verein zu entrichtenden Beitragszahlungen umfassen eine Anzahl von verschiedenen Einzelbeträgen, die in ihrer Gesamtheit als Vereinsbeitrag bezeichnet werden.
(2)Im Einzelnen gliedern sich derzeit der Vereinsbeitrag in:
a) den echten Vereinsbeitrag
b) den Verbandsbeitrag
c) das Zeitungsbezugsgeld
(3)Die Höhe des echten Vereinsbeitrages, der ausschließlich dem Verein zur Deckung seiner Verwaltungskosten, zu Neuanschaffungen und zur Instandhaltung der Vereinsanlage zur Verfügung steht, beschließt die Hauptversammlung des Vereins unter Berücksichtigung der jeweiligen Finanzsituation.
(4)Die Festsetzung der Höhe des Verbandsbeitrages und des Zeitungsbezugsgeldes liegt in Händen des Landesverbandes Hessen der Kleingärtner e.V. und erfolgt durch Beschlussfassung der Delegiertenversammlung.

§15
(1)Zu Anfang eines jeden Jahres verschickt der Kassierer an die Mitglieder die Pacht- und Beitragsrechnung, in welcher alle von den einzelnen Mitgliedern für das laufende Geschäftsjahr zu entrichtenden Zahlungen, einschließlich der Versicherungsprämien und der von der Hauptversammlung beschlossene Umlagen oder Sonderbeiträge aufzuführen sind.
(2)Termin für die Zahlung der in Rechnung gestellten Beträge ist für alle Mitglieder der 31.März eines Jahres.
(3)Kommt ein Mitglied seiner Zahlungspflicht also nicht innerhalb einer Frist von einem Monat, also bis 30.April eines jeden Jahres nach, so ist der Kassierer angewiesen, die rückständigen Beträge kostenpflichtig anzumahnen.
(4)Für die 1. und 2. Mahnung wird das Konto des Säumigen mit einer Mahngebühr in Höhe von jeweils 10,--€ belastet, die 3. Mahnung erfolgt per Einschreiben, wofür eine Mahngebühr in Höhe von 25,--€ in Rechnung gestellt wird.
(5)Bleibt auch die 3. Mahnung unbeachtet, so kann das säumige Mitglied gemäß §12 der Vereinssatzung aus dem Verein ausgeschlossen werden. Die geschuldeten Beträge werden damit jedoch nicht hinfällig, sondern werden, notfalls durch ein gerichtliches Mahnverfahren, vom Verein eingezogen.
(6)In begründeten Ausnahmefällen hat der geschäftsführende Vorstand das Recht, Pacht- und Beitragszahlungen für eine angemessene Frist zu stunden.

V. Gemeinschaftsarbeiten und Pflichtstundenbeitrag

§16
(1)Die gemäß §8 der Vereinssatzung zur Teilnahme an Gemeinschaftsarbeiten verpflichteten aktiven Mitglieder haben den Einladungen zur Ableistung von Pflichtarbeiten unbedingt Folge zu leisten.
(2)Die Einladung hierfür ist mindestens 14 Tage vor dem vorgesehenen Termin durch den Vorsitzenden an die betreffenden Mitglieder zu versenden. Zur Abwendung drohender Schäden kann die Frist unterschritten werden, ebenso hat der Vorstand das Recht, in der Gartenanlage anwesende Mitglieder zur sofortigern Ableistung von Pflichtstunden aufzufordern.
(3)Ist ein Mitglied zu einem anberaumten Termin an der Teilnahme verhindert, so hat es unverzüglich nach Erhalt der Einladung den Vorsitzenden hiervon zu unterrichten, damit dieser in der Lage ist, rechtzeitig Ersatzleute zu benachrichtigen.
(4)Die Mitglieder sind berechtigt, zur Ableistung ihrer Pflichtarbeitsstunden einen Ersatzmann zu stellen, der die Arbeiten in ihrem Namen verrichtet.
(5)Bleibt ein Mitglied unentschuldigt den anberaumten gemeinsamen Pflichtarbeitsstunden fern, so wird ihm ersatzweise der Pflichtstundenbeitrag in Rechnung gestellt. Der Pflichtstundenbeitrag, dessen Höhe von der Hauptversammlung festgesetzt wird, beträgt derzeit 25.--€ pro Stunde.
(6)Mitglieder im Alter von über 65 Jahren sind von der Teilnahme an Gemeinschaftsarbeiten befreit.
(7)Auf Antrag kann der geschäftsführende Vorstand in Ausnahmefällen auch andere Vereinsmitglieder, z.b. Schwerbeschädigte und Invalidenrentner, von der Teilnahme an Gemeinschaftsarbeiten entbinden.

VI. Sitzungsordnung

§17
(1)Vor Eintritt in die Tagesordnung ist diese durch die erschienenen Mitglieder zu genehmigen. In der Regel ist die Reihenfolge der aufgestellten Tagesordnungspunkte einzuhalten, doch können, wenn besondere Umstände diese erforderlich erscheinen lassen, mit Genehmigung der anwesenden Mitglieder einzelne Punkte vorgezogen werden.
(2)Schriftliche Anträge zur Hauptversammlung werden in der Reihenfolge ihres Einganges beim Vorsitzenden, mündliche Anträge nach der Reihenfolge ihres Vortrages behandelt.
(3)Werden Anträge zur Geschäftsordnung gestellt, so hat deren Bearbeitung vor allen anderen Anträgen den Vorrang.
(4)Kann ein Antrag wegen seines schwerwiegenden Inhaltes oder wegen fehlender Unterlagen nicht zu Ende verhandelt werden, so kann die Beschlussfassung bis zur nächsten Hauptversammlung vertagt werden.

§18
(1)Der Versammlungsleiter, in der Regel der Vorsitzende, kann jederzeit zur Feststellung von Tatsachen oder zur Aufrechterhaltung der Ordnung das Wort ergreifen.
(2)Ihm steht ferner das Recht zu, bei beleidigenden oder vereinsschädigenden Äußerungen eines Redners, diesem zunächst das Wort zu entziehen. Setzt dieser dennoch seine Äußerungen fort, so kann er den störenden Redner des Versammlungslokals verweisen.
(3)Alle Versammlungen werden durch den jeweiligen Versammlungsleiter unter Festlegung der genauen Uhrzeit eröffnet und geschlossen.

VII. Spesenordnung

§19
(1)Alle Ämter innerhalb des Vereinsvorstandes sind Ehrenämter. Für die Mitglieder des geschäftsführenden Vorstandes übernimmt der Verein als Aufwandentschädigung den Mitgliedsbeitrag. derzeit in Höhe von 50.- € (lt. Jahreshauptversammlung 2008). Den Ersatz von Spesen und baren Auslagen für den Verein regeln die nachfolgenden Abschnitte.
(2)Den Mitgliedern des Vorstandes und deren Vertretern werden anlässlich einberufener Tagungen und Sitzungen sowie für die Teilnahme an Verbandskongressen und Delegiertenversammlungen die Reisekosten, Tagesspesen und Übernachtungsgelder grundsätzlich aus der Vereinskasse ersetzt.
(3)Bei Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln werden bei Vorlage der Fahrkarte die Reisekosten erstattet. Für Fahrten mit der Deutschen Bahn wird nur die 2. Klasse einschließlich eventueller Zuschläge vergütet.
(4)Wird für die Reise ein Personenkraftwagen benutzt, so wird ohne Berücksichtigung der Wagenklasse und der Beifahrer ein Kilometergeld in Höhe von 0,30 € pro Kilometer gewährt.
(5)Im Allgemeinen wird es zur Pflicht gemacht, die jeweils billigste Reisemöglichkeit auszunutzen um bei der Spesenabrechnung keinen persönlichen Vorteil zu erzielen.

VIII. Vereinseigentum

§20
(1)Vereinseigenes Inventar ist in einem durch den Kassierer zu führenden Inventarbuch wertmäßig zu erfassen.
(2)Zu Ende eines jeden Geschäftsjahres ist der neue Buchwert der inventarisierten Gegenstände zu errechnen. Die jährliche Abschreibungsquote wird auf 10% des Neuwertes angesetzt, nach 10 Jahren werden alle Gegenstände mit dem Buchwert von 1.--€ geführt.
(3)Der Buchwert ist nicht identisch mit dem Verkehrswert.


§21
(1)Inhaber und Benutzer von vereinseigenen Gegenständen sind verpflichtet, diese unter allgemein üblicher Sorgfalt zu benutzen und ihnen eine angemessene Pflege zuteil werden zu lassen. Bei Verlust ist vom Verlierer der Verkehrswert zu ersetzen, bei Beschädigung sind die Instandsetzungskosten zu tragen.
(2)Vereinseigentum darf ohne Zustimmung des Vorstands weder verliehen noch verpfändet werden. Eingriffe dritter Hand in den Besitz des Benutzers sind, sofern sie vereinseigene Gegenstände betreffen, unverzüglich dem Vorsitzenden mitzuteilen.
(3)Bei Todesfall oder Konkurs über das Vermögen des Benutzers ist Vereinseigentum auszusondern. Es gehört weder zur Erb- noch zur Konkursmasse und ist von dem Erben bzw. dem Konkursverwalter umgehend an den Verein herauszugeben.

IX. Vereinshaus

§22
(1)Das Vereinshaus dient dem Verein als Versammlungs- und Tagungslokal, den Mitgliedern als Aufenthalts- und Gemeinschaftsraum.
(2)Das Reinigen des Vereinshauses obliegt den Mitgliedern und wird geregelt durch einen Putzkalender. In den Sommermonaten MÄRZ bis OKTOBER erfolgt die Reinigung wöchentlich, in den Wintermonaten NOVEMBER bis FEBRUAR erfolgt die Reinigung monatlich.
(3)Bei nicht erfolgter Reinigung wird von dem Mitglied eine Reinigungsgebühr in Höhe von 22,50 € erhoben. Die Höhe des Reinigungsgeldes bestimmt die Hauptversammlung.